Associate, General Administration / 管理部門総務

Job Title: Associate, General Administration / 管理部門総務
Contract Type: Permanent
Location: Tokyo, Japan
Industry: 人事・HR
Salary: 6000000 - 7000000
Reference: 11362
Contact Name: Aga Charytoniuk
Job Published 03 Sep 2019





  • オフィス内を整え、コンプライアンスを確保し、安全な作業環境を維持します。
  • オフィスベンダー、サービスプロバイダー、オフィスリースとの関係を維持し、契約を管理します。
  • 社内の在庫を管理し、機器調達、レイアウト、およびオフィスシステムについて計画し実行します。
  • 来客に対応し、必要に応じて応対する社員を支援します。
  • 郵便物や宅配便に関する業務。
  • フライト、ホテル、車の予約など、国内外の出張を調整します。
  • コンピュータシステム、ソフトウェア、およびハードウェアに関連する技術支援とサポートを提供します。
  • 日本における新薬申請のための文書およびデータの公開と管理をサポートします。
  • 委員会や採用面接を含む社内外の会議を手配します。
  • 必要に応じて、レポートを作成し新しい契約を作成します。
  • 採用と入社関連業務をサポートします。
  • 厚生労働省、医薬品医療機器総合機構、災害消防局、保健センターなどを含むすべての該当する規制機関へのコンプライアンスを確保します。


  • 製薬/バイオテクノロジー業界における5年以上の一般管理および施設管理の経験
  • 機密事項を扱う際に裁量権を行使する能力
  • 新しいプロセスの改善、開発、運用の経験
  • 他者に影響を与え、目標を達成させることができる強力なコミュニケーションスキル
  • マルチタスクの能力
  • 柔軟性を維持しながら優先順位をつねにとらえ、あいまいさを効果的に処理する機能
  • チームプレーヤースキル
  • ペースの速い起業家環境で成功した経験
  • 高卒以上


  • ITの専門知識
  • 大卒以上
  • 防火/防災管理者の資格


Our client is a fast-paced, high-energy pharmaseutical company that seeks talented individuals who are leaders in their respective functional areas of expertise, who are creative problem solvers and who have the desire to make a difference.



Responsibilities will include, but are not limited to, the following:

  • Organize and coordinate office operations and procedures to secure efficiency and compliance to company policies and maintain a safe working environment.
  • Manage relationships and contract with office vendors, service providers and office lease.
  • Carry out planning and execution of equipment procurement, layouts and office systems with proper tracking of stocks.
  • Provide general support to visitors and assist host colleagues whenever necessary.
  • Manage tasks related to mails and couriers.
  • Coordinate domestic and international business travel, including flight, hotel, and car reservations.
  • Provide primary technical assistance and support for incoming queries and issues related to computer systems, software, and hardware.
  • Support documents and data publishing and management for Japan New Drug Application and Approval.
  • Arrange internal/external meetings including Advisory Boards and recruiting interviews.
  • Produce reports, compose correspondence, and draft new contracts as needed.
  • Support recruitment and onboarding of new staff aligning with IT and HR.
  • Ensure compliance with all applicable regulatory agencies including MHLW, PMDA, Disaster and Fire Department, Health Center, etc.



  • Requires a minimum of 5 years of General Administration and Facility Management experience, preferably in the pharma/biotech industry.
  • Expertise and knowledge of IT is a plus. 



  • Ability to exercise discretion in dealing with confidential or sensitive matters 
  • Demonstrated experience improving, developing and implementing new processes 
  • Strong communication skills with the ability to effectively present ideas and influence others that achieve desired results 
  • Ability to handle multiple projects simultaneously while remaining flexible to shift priorities quickly and deal with ambiguity effectively 
  • Works effectively across functions as a team player 
  • Successful experience in fast-paced entrepreneurial environment 



  • A minimum of a High School Diploma, Bachelor’s degree preferred 
  • Certification of Disaster/Fire Prevention Management is preferred