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HR Assistant Manager / HRアシスタント・マネジャー

Job Title: HR Assistant Manager / HRアシスタント・マネジャー
Contract Type: Permanent
Location: Tokyo, Japan
Industry: Human Resources
Salary: 3000000 - 4500000
Reference: 11197
Contact Name: Jack Stone
Job Published 13th Jun 2019

Description

この企業は日本で急成長している、スカンジナビアのフットウェア企業です。現在、HRチームを成長させようとしており、2人から3人のメンバーを探しています。この企業は快適なフットウェアとスタイリッシュなヨーロッパのデザインセンスでよく知られており、バックオフィスの約30人の従業員のほか全国に300人の店員がいます。

人事総務アシスタントは、人材採用、記録管理、社会保険事務、給与管理など人事労務関連業務を補佐し、従業員 の人事労務事務を行なう。信頼のおける人物であり、ペースの速い環境への順応力とマルチタスク能力を持ち、指 示手順に従って正確に業務を遂行できることが求められる。

1. 従業員または外部顧客/ベンダーからの問い合わせの一次窓口の役割を担う。 
2. 従業員からの依頼事項への対応や、適切な情報提供を行なう。 
3. 人事記録(ファイル、書類等)を適切に管理する。新規入社者の個人ファイルを作成する。 
4. 人事データベースを適宜更新する。(例:新規採用、退社、休暇、休職等) 
5. 採用活動と入社準備プロセスを補佐する。例:応募者管理、面接日程調整、内定者への書類発送、雇用契約書準備など。 
6. リテールトレーナーと協働して、ショップスタッフ入社研修の日程をアレンジする。 
7. 新入社員オリエンテーションで、就業規則や社内諸規定などについて説明する。 
8. 雇用契約書、社会保険関係書類、通勤経路届、健康診断書など、入社手続書類一式が揃っていることを確認する。 
9. 給与計算のため、就業時間、欠勤、インセンティブ支給、休職等のデータ集約を補佐する。 
10. 年次考課プロセスの実施を補佐する。
11. 退職事務手続きが適切におこなわれるよう、従業員に必要な支援を提供し、書類を完成する。 
12. 派遣会社からの請求書の内容を確認し、支払い手続きを進める。 
13. 社内コミュニケーションのための書類、プレゼンテーション等を必要に応じて作成する。 
14. 郵便物または宅配便の受領、仕分け、配布をする。郵便物または宅配便の発送準備と手配をする。  

Education: 短期大学または四年制大学卒業 

Experience & Skills: 人事、給与、社会保険事務の実務経験 1 年以上

PC Skills: Excel (必要), Word, Outlook   
 
Language: 日本語(堪能)と英語(初級~中級レベル) 

Competency Requirements:

優れた対人スキルを発揮できる 
コミュニケーション 
書面または対面いずれの場合も意図を明確に伝える ことができるコミュニケーションスキルを有している 
タイムマネジメント 
優先順位をもとに効率的な時間管理のもと進捗を計画し業務を遂行することができる 業務を整然と遂行することができ、正確で漏れがなく質の高い仕事を行なう 

This Scandinavian footwear company is quickly growing in Japan and they are looking to grow their HR team from 2 to 3 members. Well know for their comfortable footwear and stylish European design sense, this company have around 30 employees in the back office and 300 store staff around Japan.

The HR & Admin Assistant will assist HR & Administration team in all aspects of HR activities such as recruitment, record maintenance, social insurance administration and payroll processing, and to provide clerical support to all employees. They must be very reliable and should accurately follow instructions with the ability to multitask and acclimatize in a fast-paced environment. 
 
1. Serve as first point of contact for inquiries from employees and external vendors/customers 
2. Process employees’ requests and provide relevant information 
3. Maintain employee records (soft and hard copies) and prepare new employee files 
4. Update HR databases (e.g. new hires, separations, vacation and sick leaves) 
5. Assist in the recruitment and onboarding activities, such as to process incoming resumes, arrange interviews, prepare on-boarding package and employment contracts etc. 
6. Collaborate with Retail Trainer and arrange new employee training schedule for shop staffs  
7. Provide orientations for new employees by sharing onboarding packages and explaining company policies 
8. Collecting necessary documents from new employees such as employment contracts, social insurance documentation, commuting route, health check records etc. 
9. Assist in payroll preparation by collecting relevant data, such as time records, absences, incentive and leaves etc. 
10. Assist in annual performance management procedures 
11. Completing termination paperwork and provide assistance to the employee if necessary 
12. Check monthly invoices from temporary staff agencies and process payment 
13. Prepare reports, documents, and presentations for internal communications 
14. Sort and distribute incoming mail and prepare outgoing mail (envelopes, packages, etc.) 
15. Perform other ad-hoc office duties as assigned 

Education: College or University certificate
 
Experience & Skills: Experience in Human Resources, Payroll, and/or Social Insurance Administration (1 year or more)
 
PC Skills: Excel (MUST), Word, Outlook   
 
Language: Fluent Japanese + Basic or Intermediate English (reading/writing) skills
 
Competency Requirements:

Strong interpersonal skills
Must be able to communicate clearly, both written and orally, as to communicate with employees and HR management team 
Time management skills
Must be able to prioritize and plan work activities as to use time efficiently Must be organized, accurate, thorough, and able to monitor work for quality