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PA / パーソナル・アシスタント

Job Title: PA / パーソナル・アシスタント
Contract Type: Permanent
Location: Tokyo, Japan
Industry:
Salary: 5000000 - 8000000
Reference: 11091
Contact Name: David Sweet
Job Published: May 29, 2019 09:00

Job Description

エグゼクティブチームが必要としているものを理解できますか?アクティブで急成長中で常に変化している会社で働くことができますか?あなたは情熱的でその分野で最も優秀なチームメンバーと仕事をするのが好きな方ですか?そのような方へのオファーです。ロボット工学の最前線で革新的なブレイクスルーを開発するために成長中の企業からの募集です。

業務内容:

  • スケジュール管理
  • 役員連絡先リスト、ファイル、文書の管理
  • 会議の支援:毎週のスタッフ会議、電話会議の調整(国内・国際)、大規模会議のスケジュール設定等
  • 承認処理、交通手段、ホテル予約、経費請求などの出張手配業務
  • 部門別プレゼンテーション(Word、Excel、PowerPoint、Keynoteなど)の作成支援
  • 日本語と英語の両方でのレポート作成と翻訳業務
  • 5S方式によるオフィス環境の維持
  • 部門組織図と通話情報の保守
  • チームイベントの企画と支援
  • 社内コミュニケーションの主導/支援イニシアチブプロジェクト
  • 上記の職務に関連するその他の職務、およびあなたの立場で必要とされる職務


応募要項(必須):

  • 細部へのこだわり
  • 厳しい納期を守る能力
  • 組織力
  • 小さなきっかけからギアを切り替える機能
  • 機密情報の取り扱いにおける高水準の完全性および裁量
  • ガイダンスなしで、複雑なタスクやプロジェクトを迅速に完了する能力
  • 素早い改善・転換が必要な状況に対して適切な緊急度で対応する能力
  • 全体像を知らなくても効果的な行動を起こすスキル
  • PCスキル(Word、Excel、PowerPoint、Keynoteなど)
  • 日本語と英語での優れたコミュニケーション/交渉スキル
  • あいまいさへの対処、マルチタスクの促進
  • 大卒以上または同等の経験

 
ワークライフバランス:

  • 自己啓発支援とジム会員資格が、福利厚生として支給されます。


Are you a bilingual administrator who knows what the executive team needs? Can you work in a dynamic, rapidly growing and changing company? Do you like to work with team members that are passionate and the smartest in their field? Then read on. Our client is a 100 person company that is still growing to develop innovative breakthroughs at the forefront of robotics.

Responsibilities

  • Schedule /Calendar /Time Management
  • Maintaining executive contact list, files and documents
  • Coordinating weekly staff meetings and conference calls (Domestic & International)
  • Assisting management members in scheduling large meetings such as management meeting, offsite and all-hands
  • Travel arrangement including approval processing, transportation & hotel booking and expense claim
  • Assisting with preparation of departmental presentations (word, excel, PowerPoint, Keynote, etc.) Reports and translation in both Japanese and English, department /company communications as requested.
  • Coordinating meetings for internal personnel /external visitors
  • Maintaining office environment clean and in good order with 5S methods
  • Space/Seat management
  • Maintenance of departmental organization charts and phone data
  • Organizing and supporting team events
  • Leading/Supporting initiative projects for internal communication
  • Any other duties related to the duties provided above and duties required by or for your position.

 

Requirements

  • Outstanding attention to detail
  • The ability to meet tight deadlines
  • Organizational skills
  • The ability to switch gears at a moment’s notice
  • A high level of integrity and discretion in handing confidential information
  • The ability to complete complex tasks and projects quickly with little to no guidance
  • React with appropriate urgency to situations that require a quick turnaround
  • Take effective action without having to know the total picture
  • PC Skills (Word, Excel, PowerPoint, Keynote, etc.)
  • Confidentiality and professionalism
  • Excellent communication/negotiation skills in Japanese & English
  • Capable of dealing with ambiguity and facilitating multi-task
  • Education : Bachelor’s degree or equivalent experience

 

Benefits

Self-development support and gym membership will be provided as benefits.

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