Senior Office Administration Staff

Job Title: Senior Office Administration Staff
Contract Type: Permanent
Location: Tokyo, Japan
Industry: Human Resources
Salary: 4500000 - 5500000
Reference: 11465
Contact Name: Jack Stone
Job Published 25 Oct 2019


会社窓口業務: 総務代表電話対応, 受付対応, 郵便物発送 受理,

ファシリティ管理: 名刺発注対応, 外部書類保管会社対応, 座席表 内線表管理, ビル管理会社等 本店 支社 との業務 窓口, 文具品等オフィス用品運営管理,

Refreshment管理: 飲料水 お茶等

オフィス機器管理: コピー機等管理 故障対応

文書管理: 社内事務所内管理, キャビネット管理等

出張手配サポート: 出張ナビの管理, Express card管理, UFJニコスカード管理, Travel Report作成毎月6 8日くらいに提出, Qiagen Travelからの依頼があれば国内ホテルを予約, 海外旅行保険対応 保険代理店との業務,

請求書発行業務: SAP excelを使用して請求書発行,請求書封入 郵送


銀行送金: 業者支払銀行振込データ作成, 海外送金データ作成

総務関係費用管理: 請求書管理 費用集計等

切手 収入印紙管理等

防災防火関連業務: 避難訓練時の対応,応急処置法, 会社備蓄品管理等

法務事務: 契約書管理業務サポート, 会社登記簿 印鑑証明管理

Cloud Invoice: Infocom

車両関連管理: 損害保険 : 契約更新

営業車カーリース管理: リースカー管理, 駐車場管理

Position Requirements

More than 5 years of relevant work experience such as office administration, accounting assistant, sales administration
Work experience with multi-national corporation
English written / reading / speaking / listening basic level (TOEFL 500)
Excel, word, power point -medium level and good at other business software such as travel booking system, internet banking

Personal Requirements

Independent person. Take initiative to improve work process.
Good communication skills with people from different background
Flexibility with rapidly changing environment

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